Điều 3 Thông tư 55/2025/TT-BCA quy định công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân của Bộ trưởng Bộ Công an ban hành

1. Công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân bao gồm các hoạt động: thu nộp, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Thu nộp tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị của Công an đơn vị, địa phương, cá nhân sĩ quan, hạ sĩ quan để chuyển vào lưu trữ các cấp.

3. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của Công an đơn vị, địa phương, sĩ quan, hạ sĩ quan Công an nhân dân.

4. Tài liệu hết giá trị là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.

5. Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của Công an đơn vị, địa phương.

6. Bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ là bản sao từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn nhất định nhằm lưu giữ bản sao đó dự phòng khi có rủi ro xảy ra đối với tài liệu lưu trữ.

7. Kho lưu trữ là công trình bao gồm: Khu vực kho bảo quản tài liệu, khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật và khu vực phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu.