Chương 1 Thông tư 55/2025/TT-BCA quy định công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân của Bộ trưởng Bộ Công an ban hành

1. Thông tư này quy định công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân dưới dạng tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác. Công tác lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân và công tác lưu trữ tài liệu nghiệp vụ trong Công an nhân dân không thuộc phạm vi điều chỉnh của Thông tư này.

2. Thông tư này áp dụng đối với Công an các đơn vị, địa phương và cá nhân, tổ chức có liên quan đến hoạt động lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân.

1. Tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân là thông tin gắn liền với vật mang tin có nội dung và hình thức thể hiện không thay đổi khi chuyển đổi vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của Công an đơn vị, địa phương. Tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân bao gồm tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử. Tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân được chia thành các nhóm hồ sơ và được ký hiệu như sau:

Nhóm 1. Hồ sơ chung (ký hiệu HSC);

Nhóm 2. Hồ sơ về tổ chức, cán bộ (ký hiệu TCCB);

Nhóm 3. Hồ sơ về lao động (ký hiệu LĐ);

Nhóm 4. Hồ sơ về tiền lương (ký hiệu TL);

Nhóm 5. Hồ sơ về đào tạo, bồi dưỡng (ký hiệu ĐTBD);

Nhóm 6. Hồ sơ về thi đua, khen thưởng (ký hiệu TĐKT);

Nhóm 7. Hồ sơ về quy hoạch (ký hiệu QH);

Nhóm 8. Hồ sơ về kế hoạch (ký hiệu KH);

Nhóm 9. Hồ sơ về thống kê (ký hiệu TK);

Nhóm 10. Hồ sơ về khoa học, công nghệ (ký hiệu KHCN);

Nhóm 11. Hồ sơ về tài chính, kế toán (ký hiệu TCKT);

Nhóm 12. Hồ sơ về trang bị vật tư, thiết bị kỹ thuật (ký hiệu VTTB);

Nhóm 13. Hồ sơ về xây dựng cơ bản (ký hiệu XDCB);

Nhóm 14. Hồ sơ về văn thư, lưu trữ (ký hiệu VTLT);

Nhóm 15. Hồ sơ về quản trị công sở (ký hiệu CS);

Nhóm 16. Hồ sơ về xuất bản, báo chí, tuyên truyền (tài liệu xuất bản ký hiệu XB; tài liệu báo chí ký hiệu BC; tài liệu tuyên truyền ký hiệu TT);

Nhóm 17. Hồ sơ về kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng (tài liệu về kiểm tra ký hiệu KT; tài liệu thanh tra ký hiệu TTr; tài liệu khiếu nại, tố cáo ký hiệu KNTC; tài liệu phòng, chống tham nhũng ký hiệu PCTN);

Nhóm 18. Hồ sơ về công tác pháp chế và cải cách hành chính, tư pháp (ký hiệu PC);

Nhóm 19. Hồ sơ về hợp tác quốc tế (ký hiệu QT);

Nhóm 20. Hồ sơ về công tác xây dựng phong trào toàn dân bảo vệ an ninh Tổ quốc (ký hiệu PT);

Nhóm 21. Hồ sơ của tổ chức Đảng (ký hiệu ĐA);

Nhóm 22. Hồ sơ của tổ chức Đoàn Thanh niên (ký hiệu TN);

Nhóm 23. Hồ sơ của tổ chức Hội Phụ nữ (ký hiệu PN);

Nhóm 24. Hồ sơ về lĩnh vực chuyên môn khác (ký hiệu HSK);

2. Chi tiết các hồ sơ thuộc 24 nhóm hồ sơ tại Khoản 1 Điều này được quy định tại phụ lục kèm theo Thông tư.

1. Công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân bao gồm các hoạt động: thu nộp, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Thu nộp tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị của Công an đơn vị, địa phương, cá nhân sĩ quan, hạ sĩ quan để chuyển vào lưu trữ các cấp.

3. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của Công an đơn vị, địa phương, sĩ quan, hạ sĩ quan Công an nhân dân.

4. Tài liệu hết giá trị là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.

5. Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của Công an đơn vị, địa phương.

6. Bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ là bản sao từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn nhất định nhằm lưu giữ bản sao đó dự phòng khi có rủi ro xảy ra đối với tài liệu lưu trữ.

7. Kho lưu trữ là công trình bao gồm: Khu vực kho bảo quản tài liệu, khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật và khu vực phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu.

1. Các đơn vị trực thuộc Bộ Công an (tại Văn phòng Bộ Công an là Phòng Hành chính, tại các đơn vị trực thuộc Bộ Công an là Phòng tham mưu hoặc đơn vị tương đương cấp phòng thực hiện chức năng lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân), Công an cấp tỉnh (là phòng Tham mưu), Công an cấp xã (phân công cán bộ chuyên trách lưu trữ) thực hiện chức năng, nhiệm vụ lưu trữ hiện hành.

2. Văn phòng Bộ Công an (là Phòng Hành chính) và Công an cấp tỉnh (là Phòng Tham mưu) thực hiện chức năng, nhiệm vụ lưu trữ lịch sử.

1. Thủ trưởng Công an các đơn vị, địa phương thực hiện chức năng lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử có trách nhiệm bố trí cán bộ chuyên trách thực hiện hoạt động lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân. Sĩ quan, hạ sĩ quan làm công tác lưu trữ phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ, nghiệp vụ Công an nhân dân.

2. Sĩ quan, hạ sĩ quan làm công tác lưu trữ được hưởng chế độ độc hại theo quy định hiện hành của Bộ Công an đối với cán bộ, chiến sĩ Công an nhân dân làm việc trong điều kiện có yếu tố nguy hiểm, độc hại và các chế độ, chính sách khác theo quy định.

1. Hoạt động lưu trữ trong Công an nhân dân được thống nhất quản lý, chỉ đạo, thực hiện theo quy định của pháp luật.

2. Tài liệu lưu trữ trong Công an nhân dân phải được quản lý chặt chẽ, tập trung, thống nhất; chỉnh lý hoàn thiện, bảo quản, bảo mật; hệ thống hóa khoa học; được nhà nước thống kê; được tổ chức khai thác, sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác.

1. Chuyển giao, cung cấp, hủy trái phép hoặc cố ý làm hư hỏng, mua bán, chiếm đoạt, làm mất tài liệu lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền của Đảng, Nhà nước quản lý.

2. Làm giả, làm sai lệch nội dung, làm mất tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ; sao chép, chia sẻ trái phép tài liệu lưu trữ.

3. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích chống Đảng Cộng sản Việt Nam, chống Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xâm phạm an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội; làm ảnh hưởng đến danh dự, uy tín của lực lượng Công an nhân dân; xâm hại đến quyền và lợi ích hợp pháp của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Cản trở quyền tiếp cận, sử dụng hợp pháp tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

4. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài, ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử trái quy định của pháp luật.

1. Ban hành kèm theo Phụ lục về các hồ sơ thuộc 24 nhóm hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân.

2. Ban hành 22 mẫu kèm theo.

3. Công an các đơn vị, địa phương sử dụng biểu mẫu đúng quy định. Văn phòng Bộ Công an chủ trì rà soát nhu cầu sử dụng bìa hồ sơ, hộp bảo quản hồ sơ tài liệu và các biểu mẫu khác sử dụng trong công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân; lập kế hoạch, dự trù kinh phí in ấn, cấp phát cho Công an các đơn vị, địa phương hằng năm. Cục Kế hoạch và Tài chính phối hợp với Văn phòng Bộ Công an thẩm định, báo cáo lãnh đạo Bộ phê duyệt bố trí trong dự toán kinh phí chi an ninh thường xuyên hằng năm của Văn phòng Bộ Công an để tổ chức thực hiện.