Chương 2 Thông tư 55/2025/TT-BCA quy định công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân của Bộ trưởng Bộ Công an ban hành

a) Tài liệu khi nộp lưu vào lưu trữ phải được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh, văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo đặc trưng của từng loại hồ sơ, đánh số tờ, hoàn thiện thông tin trên bìa hồ sơ (mẫu số 02), viết mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn (mẫu số 03), viết chứng từ kết thúc (mẫu số 04); hồ sơ sắp xếp vào hộp bảo quản (mẫu số 05), có mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo (mẫu số 06). Hồ sơ, tài liệu nộp lưu phải được nộp theo đơn vị, không nộp lưu theo từng cá nhân sĩ quan, hạ sĩ quan. Hồ sơ, tài liệu phải được vận chuyển đến bộ phận lưu trữ.

b) Đơn vị nộp lưu hồ sơ, tài liệu phải lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và biên bản giao, nhận tài liệu mỗi loại 02 bản (mẫu số 01). Lưu trữ Công an đơn vị, địa phương và đơn vị giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.

a) Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành: Trước ngày 31/12 hằng năm, Công an đơn vị, địa phương có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu đã kết thúc năm trước, có thời hạn lưu trữ từ 05 năm trở lên vào lưu trữ hiện hành. Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản, phải nộp lưu vào lưu trữ hiện hành sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.

Không nộp lưu hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc chưa giải quyết xong, hồ sơ phối hợp giải quyết công việc khi đã trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì, các văn bản gửi để biết, để tham khảo vào lưu trữ hiện hành.

Trường hợp các đơn vị có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải được sự đồng ý bằng văn bản của lãnh đạo Công an đơn vị, địa phương và gửi mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại về bộ phận lưu trữ. Thời gian giữ hồ sơ, tài liệu tại đơn vị không quá 02 năm, tính từ năm kết thúc công việc.

b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử: Trước ngày 31/12 hằng năm, lưu trữ hiện hành nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, đã kết thúc 20 năm vào lưu trữ lịch sử. Lưu trữ hiện hành ở các đơn vị trực thuộc Bộ nộp lưu tài liệu về lưu trữ lịch sử do Văn phòng Bộ Công an quản lý. Lưu trữ hiện hành ở Công an cấp tỉnh, cấp xã nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Công an cấp tỉnh.

c) Cục Tổ chức cán bộ tham mưu lãnh đạo Bộ quy định thành phần, thời gian giao nộp hồ sơ cán bộ tại giai đoạn hiện hành vào kho lưu trữ hiện hành của Cục Tổ chức cán bộ và kho lưu trữ hiện hành của Công an đơn vị, địa phương sau khi có ý kiến thống nhất của Văn phòng Bộ Công an.

a) Toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động của Công an đơn vị, địa phương phải được quản lý theo nguyên tắc tập trung, không phân tán phông lưu trữ; tài liệu của Công an đơn vị, địa phương nào phải được thống kê, quản lý theo phông lưu trữ của Công an đơn vị, địa phương đó. Công an đơn vị, địa phương kết thúc hoạt động thì đóng phông lưu trữ.

b) Thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu trong quá trình thu nộp tài liệu.

c) Công an đơn vị, địa phương không được chiếm giữ, hủy tài liệu trái phép hoặc làm hư hỏng, thất lạc tài liệu.

d) Khi bàn giao tài liệu phải lập biên bản giao nhận tài liệu (mẫu số 01).

a) Tên phông hoặc tên khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

b) Thời gian của tài liệu: Thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu trong phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

c) Khối lượng tài liệu: Tài liệu rời lẻ thống kê số cặp, gói tài liệu (quy đổi ra mét giá tài liệu). Tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ thống kê số lượng hồ sơ (quy đổi ra mét giá tài liệu).

d) Loại hình tài liệu: Thống kê số lượng tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, ghi âm....

đ) Nội dung của tài liệu: Mặt hoạt động, lĩnh vực, vấn đề và sự kiện quan trọng trong hoạt động của Công an đơn vị, địa phương hình thành phông lưu trữ được phản ánh trong tài liệu.

e) Tình trạng của tài liệu: Mức độ thiếu, đủ của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý; mức độ xử lý về nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị...; tình trạng vật lý của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

g) Tình trạng về công cụ tra cứu tài liệu: Mục lục hồ sơ, tài liệu.

a) Nghiên cứu biên bản, mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp vào bộ phận lưu trữ để nắm được thông tin ban đầu về tài liệu.

b) Trực tiếp xem xét khối tài liệu, nếu có nhiều sĩ quan, hạ sĩ quan tham gia thì phân công mỗi sĩ quan, hạ sĩ quan khảo sát một phần.

c) Tập hợp thông tin và xây dựng báo cáo kết quả khảo sát tài liệu (mẫu số 07).

a) Qua khảo sát tài liệu, nếu thành phần tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý còn thiếu, Công an đơn vị, địa phương tiến hành thu nộp, bổ sung. Phạm vi và thành phần tài liệu cần thu nộp, bổ sung căn cứ các yếu tố: mục đích, yêu cầu và phạm vi giới hạn tài liệu đưa ra chỉnh lý; báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; chức năng, nhiệm vụ của Công an các đơn vị, địa phương, của đơn vị thuộc Công an đơn vị, địa phương và nhiệm vụ cụ thể của từng sĩ quan, hạ sĩ quan; số hoặc dữ liệu đăng ký văn bản đi, đến; biên bản giao nhận tài liệu.

b) Nguồn bổ sung hồ sơ, tài liệu: hồ sơ, tài liệu do Lãnh đạo Công an các đơn vị, địa phương; các đơn vị thuộc Công an các đơn vị, địa phương; sĩ quan, hạ sĩ quan được giao giải quyết công việc.

a) Căn cứ biên soạn: Các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác về việc thành lập, chia tách, sáp nhập Công an các đơn vị, địa phương đã hình thành ra phông hoặc khối tài liệu cần chỉnh lý; quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông (khối tài liệu); quy chế làm việc và chế độ công tác văn thư của đơn vị hình thành phông; các biên bản giao nhận tài liệu, mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, số thống kê tài liệu và số hoặc dữ liệu đăng ký văn bản đi, đến; báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; các tư liệu khác có liên quan.

b) Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông (mẫu số 09) phải được biên soạn chi tiết, đầy đủ khi tổ chức chỉnh lý lần đầu; những lần chỉnh lý sau chỉ cần bổ sung thông tin về sự thay đổi trong tổ chức và hoạt động của Công an đơn vị, địa phương hình thành phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

a) Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu gồm: Bảng kê tài liệu và phần hướng dẫn cụ thể (mẫu số 11).

b) Căn cứ để biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu gồm: Thông tư quy định về công tác lưu trữ tài liệu hình thành phông biên trong Công an nhân dân; danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị hình thành phông; bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; ý kiến của Công an các đơn vị và sĩ quan, hạ sĩ quan tại đơn vị liên quan đến khối tài liệu cần chỉnh lý.

c) Tiêu chuẩn xác định giá trị, đánh giá thời hạn lưu trữ tài liệu

Nội dung của tài liệu phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ, các mặt hoạt động của Công an đơn vị, địa phương. Tài liệu của Công an đơn vị, địa phương, lãnh đạo Công an đơn vị, địa phương cấp trên có thời hạn lưu trữ cao hơn tài liệu của Công an đơn vị, địa phương, lãnh đạo Công an đơn vị, địa phương cấp dưới. Tài liệu hình thành tại sự kiện, thời gian, địa điểm có ý nghĩa về kinh tế, chính trị, xã hội, lịch sử có thời hạn lưu trữ cao hơn; tài liệu trước năm 1954 là tài liệu bảo quản vĩnh viễn, không được tiêu hủy. Tài liệu thuộc phông lưu trữ cơ quan có tài liệu bị mất, thất lạc, hỏng nhiều có thời hạn lưu trữ cao hơn tài liệu thuộc phông lưu trữ cơ quan toàn vẹn, đầy đủ. Những tài liệu có đặc điểm bề ngoài phản ánh những nét riêng biệt của một giai đoạn lịch sử; những tài liệu có ký hiệu, bút tích của các nhà hoạt động chính trị, nhà khoa học nổi tiếng thể hiện những tư tưởng quan trọng có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn. Bản phục chế là bản sao, bản chụp của những tài liệu có giá trị, bị hư hỏng về mặt vật lý có thời hạn lưu trữ như bản gốc, bản chính. Trường hợp tài liệu không còn khả năng phục chế thì đề xuất tiêu hủy.

a) Đánh số chính thức vào bìa hồ sơ bằng chữ số Ả rập cho toàn bộ hồ sơ của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Hồ sơ được đánh số thứ tự liên tiếp trong toàn phông hoặc khối tài liệu.

b) Viết nhãn hộp: khi viết nhãn hộp phải dùng loại mực đen, bền màu; chữ viết trên nhãn phải rõ ràng, dễ đọc.

a) Tài liệu giữ lại bảo quản được bàn giao theo mục lục hồ sơ.

b) Tài liệu loại ra để tiêu hủy được bàn giao theo danh mục tài liệu hết giá trị.

c) Tài liệu chuyển phông khác được thống kê theo tập để bàn giao.

d) Khi bàn giao tài liệu phải có biên bản bàn giao.

5. Công an đơn vị, địa phương xây dựng báo cáo tổng kết chỉnh lý

a) Kết quả chỉnh lý được đánh giá trên các mặt sau: Tổng số tài liệu đưa ra chỉnh lý và tình trạng tài liệu trước khi chỉnh lý; tổng số tài liệu sau khi chỉnh lý và tình trạng tài liệu sau khi chỉnh lý.

b) Nhận xét, đánh giá quá trình chỉnh lý gồm các nội dung sau: Tiến độ thực hiện đợt chỉnh lý so với kế hoạch; những ưu điểm, tồn tại, hạn chế trong quá trình chỉnh lý; kinh nghiệm rút ra qua đợt chỉnh lý.

6. Hồ sơ chỉnh lý để bàn giao gồm báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và kế hoạch chỉnh lý; mục lục hồ sơ, công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có); danh mục tài liệu hết giá trị của phông hoặc khối tài liệu chỉnh lý kèm theo bản thuyết minh; báo cáo kết quả chỉnh lý.

a) Đại diện lãnh đạo đơn vị thuộc Công an đơn vị, địa phương trực tiếp lưu giữ tài liệu là chủ tịch. Đối với Công an cấp xã, lãnh đạo Công an cấp xã phụ trách công tác lưu trữ là chủ tịch.

b) Lãnh đạo phụ trách công tác lưu trữ của Công an đơn vị, địa phương là ủy viên. Đối với Công an cấp xã, sĩ quan, hạ sĩ quan được phân công thực hiện công tác lưu trữ là ủy viên.

c) Sĩ quan, hạ sĩ được phân công thực hiện công tác lưu trữ của Công an đơn vị, địa phương là thư ký. Đối với Công an cấp xã phân công 01 đồng chí sĩ quan, hạ sĩ quan là thư ký hội đồng xác định giá trị tài liệu.

a) Nghiên cứu, tư vấn giúp lãnh đạo Công an đơn vị, địa phương xác định thời hạn lưu trữ, lựa chọn tài liệu giao nộp vào lưu trữ cấp trên; xem xét, đánh giá lại tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ, nếu cần có thể đề xuất kéo dài thời hạn lưu trữ cho những tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ.

b) Xem xét, thông qua danh mục tài liệu hết giá trị để đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định cho tiêu hủy theo quy định.

c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu (mẫu số 15) là căn cứ để cấp có thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu.

a) Danh mục tài liệu hết giá trị (mẫu số 13).

b) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (mẫu số 14).

c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu (mẫu số 15).

d) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị (mẫu số 16).

đ) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị (mẫu số 17).

e) Các tài liệu khác có liên quan.

a) Phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ;

b) Cấp bản sao tài liệu lưu trữ.

a) Khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích công vụ

Đối với sĩ quan, hạ sĩ quan Công an đơn vị, địa phương có tài liệu lưu trữ: Xuất trình phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu (mẫu số 21).

Đối với sĩ quan, hạ sĩ quan Công an nhân dân không thuộc Công an đơn vị, địa phương có tài liệu lưu trữ; cơ quan, tổ chức cá nhân ngoài lực lượng Công an nhân dân: Xuất trình văn bản đề nghị khai thác tài liệu, phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu, căn cước công dân (sĩ quan, hạ sĩ quan Công an nhân dân phải xuất trình chứng minh Công an nhân dân).

Đối với cơ quan, tổ chức nước ngoài: Cơ quan, tổ chức nước ngoài phải có văn bản gửi đơn vị Công an nhân dân chủ trì chương trình hợp tác quốc tế hoặc thi hành công vụ có liên quan đến tài liệu khai thác, sử dụng. Văn bản đề nghị phải ghi rõ tên cơ quan, tổ chức, người đại diện cơ quan, tổ chức; quốc tịch, số hộ chiếu, chức vụ của người đại diện; tài liệu đề nghị khai thác, sử dụng; mục đích sử dụng, cam kết không cung cấp, chuyển giao cho bên thứ ba nếu không có sự đồng ý của Bộ trưởng Bộ Công an; phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.

b) Khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích cá nhân chính đáng

Sĩ quan, hạ sĩ quan Công an nhân dân; cá nhân ngoài lực lượng Công an nhân dân khi khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu, căn cước công dân (sĩ quan, hạ sĩ quan Công an nhân dân phải xuất trình chứng minh Công an nhân dân), phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu và phải được lãnh đạo cấp có thẩm quyền đồng ý.

Cá nhân người nước ngoài khi khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích cá nhân phải có văn bản gửi đơn vị Công an nhân dân chủ trì chương trình hợp tác quốc tế hoặc thi hành công vụ có liên quan đến tài liệu khai thác, sử dụng. Văn bản đề nghị phải ghi rõ họ và tên; số hộ chiếu, địa chỉ liên lạc; tài liệu đề nghị khai thác, sử dụng; mục đích sử dụng, cam kết không cung cấp, chuyển giao cho bên thứ ba nếu không có sự đồng ý của Bộ trưởng Bộ Công an, phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.

a) Bước 1: Công an các đơn vị, địa phương, sĩ quan, hạ sĩ quan trong lực lượng Công an nhân dân và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan ngoài lực lượng Công an nhân dân căn cứ quy định tại khoản 1 Điều này, chuẩn bị hồ sơ yêu cầu khai thác tài liệu.

b) Bước 2: Đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu căn cứ đối tượng khai thác và hồ sơ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu duyệt hoặc đề xuất cấp có thẩm quyền phê duyệt. Sau khi cấp có thẩm quyền phê duyệt, cán bộ quản lý tài liệu lấy tài liệu ra khỏi nơi lưu trữ, nhập thông tin vào sổ quản lý tài liệu đưa ra khai thác (mẫu số 22), yêu cầu người khai thác ký nhận và bàn giao tài liệu cho người khai thác tài liệu.

c) Bước 3: Sau khi kết thúc quá trình khai thác, sử dụng hoặc hết thời gian khai thác, sử dụng tài liệu, cán bộ quản lý tài liệu nhận lại tài liệu, kiểm tra tài liệu và đưa tài liệu về vị trí lưu trữ. Lưu hồ sơ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định.

a) Tôn trọng tính nguyên bản của thông tin trong tài liệu lưu trữ khi giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ.

b) Phải bảo đảm bí mật tài liệu; không sửa chữa, tẩy xóa, đánh dấu vào tài liệu; không làm nhàu, rách tài liệu và chấp hành nội quy quy định khi sử dụng tài liệu.

c) Thực hiện các quy định tại Thông tư này, nội quy, quy chế của Công an đơn vị, địa phương quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định của pháp luật có liên quan.

a) Tổ chức phục vụ kịp thời, an toàn, bảo mật các yêu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu. Theo dõi việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu.

b) Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành các nội quy, quy chế về việc sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.