Điều 13 Thông tư 55/2025/TT-BCA quy định công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân của Bộ trưởng Bộ Công an ban hành

a) Căn cứ biên soạn: Các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác về việc thành lập, chia tách, sáp nhập Công an các đơn vị, địa phương đã hình thành ra phông hoặc khối tài liệu cần chỉnh lý; quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông (khối tài liệu); quy chế làm việc và chế độ công tác văn thư của đơn vị hình thành phông; các biên bản giao nhận tài liệu, mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, số thống kê tài liệu và số hoặc dữ liệu đăng ký văn bản đi, đến; báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; các tư liệu khác có liên quan.

b) Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông (mẫu số 09) phải được biên soạn chi tiết, đầy đủ khi tổ chức chỉnh lý lần đầu; những lần chỉnh lý sau chỉ cần bổ sung thông tin về sự thay đổi trong tổ chức và hoạt động của Công an đơn vị, địa phương hình thành phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

a) Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu gồm: Bảng kê tài liệu và phần hướng dẫn cụ thể (mẫu số 11).

b) Căn cứ để biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu gồm: Thông tư quy định về công tác lưu trữ tài liệu hình thành phông biên trong Công an nhân dân; danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị hình thành phông; bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; ý kiến của Công an các đơn vị và sĩ quan, hạ sĩ quan tại đơn vị liên quan đến khối tài liệu cần chỉnh lý.

c) Tiêu chuẩn xác định giá trị, đánh giá thời hạn lưu trữ tài liệu

Nội dung của tài liệu phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ, các mặt hoạt động của Công an đơn vị, địa phương. Tài liệu của Công an đơn vị, địa phương, lãnh đạo Công an đơn vị, địa phương cấp trên có thời hạn lưu trữ cao hơn tài liệu của Công an đơn vị, địa phương, lãnh đạo Công an đơn vị, địa phương cấp dưới. Tài liệu hình thành tại sự kiện, thời gian, địa điểm có ý nghĩa về kinh tế, chính trị, xã hội, lịch sử có thời hạn lưu trữ cao hơn; tài liệu trước năm 1954 là tài liệu bảo quản vĩnh viễn, không được tiêu hủy. Tài liệu thuộc phông lưu trữ cơ quan có tài liệu bị mất, thất lạc, hỏng nhiều có thời hạn lưu trữ cao hơn tài liệu thuộc phông lưu trữ cơ quan toàn vẹn, đầy đủ. Những tài liệu có đặc điểm bề ngoài phản ánh những nét riêng biệt của một giai đoạn lịch sử; những tài liệu có ký hiệu, bút tích của các nhà hoạt động chính trị, nhà khoa học nổi tiếng thể hiện những tư tưởng quan trọng có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn. Bản phục chế là bản sao, bản chụp của những tài liệu có giá trị, bị hư hỏng về mặt vật lý có thời hạn lưu trữ như bản gốc, bản chính. Trường hợp tài liệu không còn khả năng phục chế thì đề xuất tiêu hủy.