CHỈ THỊ

VỀ CHẤN CHỈNH TÌNH TRẠNG LẠM DỤNG YÊU CẦU NỘP BẢN SAO CHỨNG THỰC VÀ GIẤY TỜ, TÀI LIỆU KHI THÔNG TIN ĐÃ ĐƯỢC TÍCH HỢP TRÊN CĂN CƯỚC ĐIỆN TỬ, TÀI KHOẢN ĐỊNH DANH ĐIỆN TỬ; ĐẨY MẠNH SỬ DỤNG HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH

Thực hiện chỉ đạo của Trung ương Đảng và Chính phủ về đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia, xây dựng Chính phủ số, kinh tế số và xã hội số; căn cứ Luật Giao dịch điện tử năm 2023; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (Khoản 1, Điều 6)[1]; Nghị định số 69/2024/NĐ-CP ngày 25/6/2024 của Chính phủ quy định về định danh và xác thực điện tử (Khoản 6 Điều 9)[2]; Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09/6/2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và Cổng dịch vụ công quốc gia; ý kiến chỉ đạo của Phó Thủ tướng Chính phủ Lê Thành Long tại Công văn số 835/VPCP-KSTT ngày 30/11/2024 của Văn phòng Chính phủ về việc chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu cung cấp bản sao chứng thực từ bản chính khi thực hiện thủ tục hành chính.

Thời gian qua, việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) tại cơ quan hành chính các cấp trên địa bàn tỉnh gắn với hoạt động chuyển đổi số đã từng bước được chuẩn hóa, đi vào nền nếp và đạt được hiệu quả tích cực. Tuy nhiên, thực tế còn tình trạng, cán bộ đã tiếp nhận hồ sơ điện tử hợp lệ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, vẫn chờ nhận được đủ hồ sơ bản giấy là bản gốc, hoặc bản sao chứng thực mới giải quyết; một số cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức khi thực hiện thủ tục hành chính giữa nhà nước với tổ chức, cá nhân, hoặc giao dịch giữa doanh nghiệp với tổ chức, cá nhân lạm dụng việc yêu cầu xuất trình giấy tờ, tài liệu hoặc nộp bản sao có chứng thực, trong khi thông tin liên quan đã được tích hợp trên căn cước điện tử, tài khoản định danh điện tử VneID (ví dụ như: Căn cước công dân, căn cước, giấy xác nhận nơi cư trú, giấy xác nhận tạm trú...), tự đặt ra một số thủ tục không có theo quy định, gây phiền hà, tốn kém cho người dân, doanh nghiệp, lãng phí cho xã hội và chưa thực sự phát huy được hiệu quả của hồ sơ điện tử.

Để khắc phục những tồn tại, hạn chế, chấn chỉnh, xử lý kịp thời những nội dung trên, đồng thời đẩy mạnh triển khai chuyển đổi số toàn diện trong hoạt động của chính quyền địa phương hai cấp trên địa bàn tỉnh, xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, nâng cao hiệu quả phục vụ người dân và doanh nghiệp theo nguyên tắc: “Không giấy tờ - Không tiếp xúc - Toàn trình - Liền mạch”, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu:

1. Đề nghị các cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị tại tỉnh; các cơ quan Trung ương tổ chức theo ngành dọc trên địa bàn tỉnh (Công an tỉnh, Bảo hiểm xã hội Hưng Yên, Thuế tỉnh Hưng Yên, Chi cục Hải quan khu vực IV, Ngân hàng nhà nước khu vực 12, Kho bạc nhà nước khu vực IV, Thống kê Hưng Yên); yêu cầu các sở, ban, ngành tỉnh, UBND xã, phường, các tổ chức, doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh khi tiếp nhận, giải quyết công việc hành chính hoặc giao dịch cho người dân và doanh nghiệp:

Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao, khi tiếp nhận bản sao, người tiếp nhận không được yêu cầu nộp bản sao có chứng thực khi đã có bản chính để đối chiếu, chỉ kiểm tra đối chiếu bản sao so với bản chính và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính; ưu tiên việc tái sử dụng các dữ liệu/ tài liệu đã có trên môi trường điện tử, không được yêu cầu việc nộp giấy tờ, tài liệu trong trường hợp thông tin đã được tích hợp trên căn cước điện tử, tài khoản định danh điện tử VNeID.

2. Các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân xã, phường

a) Đảm bảo 100% thủ tục, giao dịch giữa cơ quan nhà nước với cá nhân, tổ chức phải được thực hiện trên môi trường số; ưu tiên phương thức trực tuyến toàn trình, giảm tối đa hồ sơ giấy và tiếp xúc trực tiếp; thừa nhận giá trị pháp lý và sử dụng hồ sơ điện tử trong toàn bộ quy trình giải quyết TTHC, TTHC nội bộ, các thủ tục và giao dịch khác; tuyệt đối không để phát sinh đồng thời 02 quy trình xử lý (điện tử và giấy) cho cùng một TTHC hoặc cùng một hồ sơ, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác. Khi tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính, yêu cầu:

- Về tiếp nhận hồ sơ: (1) Siết chặt kỷ luật, kỷ cương hành chính; quán triệt, nghiêm cấm công chức, viên chức giải quyết TTHC lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực; sử dụng thông tin trên căn cước điện tử, tài khoản định danh điện tử (VNeID) có giá trị như việc cung cấp thông tin hoặc xuất trình giấy tờ, tài liệu gốc khi thực hiện TTHC và dịch vụ công. (2) Tuyệt đối không yêu cầu bản sao có chứng thực đối với các thủ tục mà pháp luật chỉ yêu cầu bản sao (có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu (nếu cần), khi nộp hoặc nhận kết quả giải quyết TTHC). (3) Hồ sơ điện tử hợp lệ là hồ sơ đáp ứng một trong các điều kiện: được số hóa và ký số đúng theo quy định; là bản sao điện tử từ sổ gốc; được chứng thực điện tử; hoặc các loại giấy tờ do tổ chức/cá nhân tự kê khai; các trường hợp khác nếu có theo quy định. (4) 100% hồ sơ đầu vào phải được số hóa, ký số theo quy định ngay tại thời điểm tiếp nhận, trừ trường hợp không thể số hóa theo đặc thù. Trường hợp nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính, cán bộ tiếp nhận phải đối chiếu, ký số và chuyển hồ sơ điện tử trên hệ thống, hồ sơ gốc được quản lý, lưu trữ theo quy định sau khi hồ sơ số hóa được tiếp nhận.

Không thực hiện số hóa đối với các giấy tờ, tài liệu đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu điện tử có giá trị pháp lý; giấy tờ là thành phần hồ sơ được nộp dưới hình thức bản sao chụp hoặc bản sao có chứng thực, trừ trường hợp là bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính”.

- Về xử lý hồ sơ: Hồ sơ điện tử hợp lệ phải được sử dụng ngay để giải quyết công việc (không được trì hoãn chờ hồ sơ giấy mới xử lý), trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác, thời hạn giải quyết TTHC được tính từ thời điểm cơ quan giải quyết tiếp nhận hồ sơ điện tử từ Bộ phận Một cửa các cấp.

- Về kết quả giải quyết: 100% kết quả giải quyết TTHC phải được cấp và trả dưới dạng điện tử có ký số hợp lệ theo quy định, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu bắt buộc phải cấp bản giấy. Trong trường hợp pháp luật yêu cầu bắt buộc phải cấp bản giấy, bản giấy phải được số hóa, ký số chuyển sang bản điện tử để sử dụng và lưu trữ theo quy định.

b) Nâng cao kiến thức, kỹ năng số cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và người dân trên địa bàn tỉnh, hướng tới phổ cập “bình dân học vụ số”; xây dựng và phát triển lực lượng cộng đồng số vững mạnh tại các xã, phường hỗ trợ người dân tiếp cận và sử dụng hiệu quả dịch vụ công trực tuyến.

c) Đảm bảo hạ tầng số đồng bộ, hiện đại, kết nối thông suốt, an toàn, phục vụ hiệu quả hoạt động của chính quyền số và cung cấp dịch vụ công trực tuyến.

d) Rà soát các quy trình nội bộ đã được Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt, cắt giảm các thành phần hồ sơ không cần thiết, đảm bảo các quy định của pháp luật; rút ngắn thời gian giải quyết TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước, tăng tính minh bạch, thuận tiện, góp phần nâng cao sự hài lòng của người dân, doanh nghiệp.

đ) Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch UBND cấp xã chịu trách nhiệm người đứng đầu cơ quan, đơn vị có cán bộ, công chức, viên chức vi phạm nội dung nêu tại Chỉ thị này; xử lý nghiêm những trường hợp vi phạm trong thẩm quyền.

3. Công an tỉnh đẩy mạnh tuyên truyền sâu rộng trên các nền tảng về cách sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID trong thực hiện TTHC, dịch vụ công; chỉ đạo Công an các địa phương bảo đảm thu nhận, đăng ký kích hoạt tài khoản định danh điện tử mức độ 2 cho các tổ chức, cá nhân đủ điều kiện theo chỉ đạo của UBND tỉnh tại Công văn số 1211/UBND ngày 31/8/2025 và Công văn số 1494/UBND-NC ngày 15/9/2025; rà soát, kiểm tra, cập nhật, làm sạch dữ liệu dân cư, đảm bảo dữ liệu đúng - đủ - sạch - sống trên VNeID.

4. Sở Tư pháp

a) Ban hành văn bản hướng dẫn về các trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao; giấy tờ, tài liệu thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính; trường hợp không phải thực hiện số hóa các giấy tờ, tài liệu khi thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính.

b) Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho công chức làm công tác chứng thực tại UBND cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng, đảm bảo tiếp nhận 100% hồ sơ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính và trả kết quả là bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính để thúc đẩy tái sử dụng dữ liệu đã số hóa khi thực hiện TTHC trên môi trường điện tử.

5. Sở Khoa học và Công nghệ

a) Chủ trì, phối hợp với các doanh nghiệp công nghệ thông tin (CNTT), viễn thông, các trường đại học, cao đẳng trên địa bàn tỉnh huy động nguồn nhân lực CNTT, viễn thông, sinh viên được đào tạo chuyên ngành CNTT tham gia các chiến dịch hỗ trợ chuyển đổi số tại các xã, phường.

b) Chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh và các đơn vị liên quan tổ chức bồi dưỡng về chuyển đổi số, kỹ năng số cơ bản cho cán bộ, công chức, viên chức và thành viên Tổ Công nghệ số cộng đồng tại các địa phương.

c) Chủ trì, phối hợp với các sở, ngành liên quan tiếp tục duy trì các kênh hỗ trợ cán bộ, công chức trong quá trình vận hành, sử dụng các nền tảng số, hệ thống thông tin phục vụ hoạt động chính quyền địa phương.

d) Chỉ đạo các đơn vị cung cấp dịch vụ mạng viễn thông triển khai phủ sóng mạng 5G, xóa các vùng lõm sóng tại các điểm trên địa bàn tỉnh để phục vụ người dân, doanh nghiệp sử dụng các dịch vụ số, ứng dụng nền tảng số khi giao dịch với cơ quan hành chính nhà nước được nhanh chóng, thuận tiện.

6. Sở Nội vụ

a) Chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ hướng dẫn chi tiết vị trí việc làm CNTT, chính quyền điện tử, chuyển đổi số tại cấp xã bảo đảm đủ nhân lực triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyển đổi số, cung cấp dịch vụ công, giải quyết TTHC.

b) Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị triển khai ký hợp đồng thực hiện nhiệm vụ CNTT hỗ trợ triển khai chuyển đổi số (đối với các cơ quan, đơn vị chưa có công chức, viên chức công nghệ thông tin, chuyển đổi số); đề xuất chính sách tiền lương phù hợp.

7. Sở Tài chính chủ trì, tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí từ ngân sách tỉnh để triển khai các nhiệm vụ tại Chỉ thị này; hướng dẫn các cơ quan, đơn vị sử dụng kinh phí đúng mục đích, đúng quy định, hiệu quả.

8. Văn phòng UBND tỉnh

a) Chỉ đạo Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tiếp tục hoàn thiện, cập nhật đầy đủ các chức năng của Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh; triển khai sử dụng ứng dụng AI trên hệ thống hỗ trợ, giải đáp thắc mắc của người dân, doanh nghiệp khi có nhu cầu thực hiện TTHC, dịch vụ công trực tuyến hoặc các thông tin liên quan đến chính quyền hai cấp.

b) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện nhiệm vụ tại Chỉ thị này; kịp thời báo cáo, đề xuất cấp có thẩm quyền xử lý nghiêm các cơ quan, tổ chức, cá nhân không thực hiện nghiêm túc chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh, gây cản trở tiến trình chuyển đổi số, tái diễn tình trạng yêu cầu nộp bản giấy không cần thiết hoặc chậm trễ giải quyết thủ tục hành chính.

9. Các doanh nghiệp viễn thông, công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh phối hợp với UBND các xã, phường rà soát, lắp đặt bổ sung hạ tầng mạng viễn thông (bao gồm mạng băng rộng cố định và mạng di động 5G) tại các điểm phục vụ người dân, doanh nghiệp; cử nhân sự tham gia các chiến dịch hỗ trợ chuyển đổi số tại các xã, phường khi có yêu cầu.

10. Các cơ quan thông tấn, báo chí, Báo và Phát thanh, Truyền hình Hưng Yên tăng cường đăng tải công khai các tin, bài, phóng sự phản ánh về thực trạng tiếp nhận, giải quyết TTHC tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh, nhất là việc triển khai tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới hành chính; quy định về không yêu cầu bản sao có chứng thực; không yêu cầu cung cấp giấy tờ gốc khi thông tin đã có trên căn cước điện tử, tài khoản định danh điện tử VNeID tới người dân, doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh.

11. Đề nghị các tổ chức chính trị - xã hội, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, người dân trên địa bàn tỉnh tích cực tham gia, giám sát quá trình triển khai thực hiện Chỉ thị này, đồng hành cùng chính quyền các cấp hiện thực hóa mục tiêu xây dựng hệ thống hành chính minh bạch, số hóa toàn diện, góp phần xây dựng nền hành chính tinh gọn, hiện đại.

Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh; UBND các xã, phường và các cơ quan, tổ chức, đơn vị liên quan nghiêm túc thực hiện Chỉ thị này./.