TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 11973:2017

ISO 13008:2012

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - QUÁ TRÌNH CHUYỂN ĐỔI VÀ DI TRÚ CÁC HỒ SƠ SỐ

Information and documentation - Digital records conversion and migration process

Lời nói đầu

TCVN 11973:2017 hoàn toàn tương đương với ISO 13008:2012.

TCVN 11973:2017 do Ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 46 Thông tin và tư liệu biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

Lời giới thiệu

Tiêu chuẩn này hướng dẫn việc chuyển đổi các hồ sơ từ một định dạng sang định dạng khác và di trú các hồ sơ từ một cấu hình phần cứng hoặc phần mềm sang cấu hình khác. Tiêu chuẩn chứa các yêu cầu quản lý hồ sơ được áp dụng, khuôn khổ tổ chức và kinh doanh để thực hiện quá trình chuyển đổi và di trú, vấn đề hoạch định công nghệ, và giám sát/kiểm soát cho quá trình này. Tiêu chuẩn cũng xác định các bước, các thành phần và các phương pháp cụ thể đối với mỗi quá trình, bao gồm các chủ đề như quy trình làm việc, kiểm tra, kiểm soát phiên bản và xác nhận. Việc xây dựng tiêu chuẩn này dựa vào tài liệu viện dẫn [13].

Với tốc độ thay đổi công nghệ nhanh chóng, nhiều hồ sơ dạng số, đôi khi, sẽ cần phải được chuyển đổi từ một định dạng sang định dạng khác, hoặc di trú từ một hệ thống sang hệ thống khác để đảm bảo khả năng truy cập và xử lý tiếp tục của chúng.

Điều này không đồng nghĩa với việc khuyến nghị rằng chuyển đổi và di trú là những phương pháp duy nhất để bảo quản các hồ sơ số. Các phương pháp khác, như mô phỏng, hiện đã có hoặc đang được phát triển. Tuy nhiên chuyển đổi và di trú là hai trong số những phương pháp bảo quản số phổ biến hiện nay. Trong khi tiêu chuẩn này không giải quyết chỉ có việc bảo quản số, nhưng các quá trình chuyển đổi và di trú có thể có tác động đến chiến lược bảo quản số. Cách thức một tổ chức lựa chọn để thiết lập các quá trình chuyển đổi và di trú (định dạng sử dụng, mức độ kiểm soát cần thiết,... của quá trình đó) ảnh hưởng lớn đến quan điểm của tổ chức về hồ sơ. Tại thời điểm xây dựng tiêu chuẩn này, không có phương pháp bảo quản ưu tiên duy nhất nào được xác định. Tuy nhiên, các tổ chức nhận ra lợi ích của quy trình chuẩn hóa; nhiều môi trường thử và nhóm đặc trách đã được thành lập để khám phá và nghiên cứu việc chuyển đổi, di trú, mô phỏng và làm mới, cùng với các thủ tục bảo quản khác, để xác định những gì tốt nhất nên làm.

Chuyển đổi và di trú thể hiện được các cách tiếp cận riêng biệt để bảo quản các hồ sơ số. Điều quan trọng là phải thực hiện chuyển đổi và di trú một cách có quản lý để ngăn chặn bất kỳ sự suy giảm hoặc không đảm bảo về tính xác thực, độ tin cậy, tính toàn vẹn và khả năng sử dụng của các hồ sơ, do đó đảm bảo một "hồ sơ có thẩm quyền" như mô tả trong TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1: 2001), điều 7.2.2 đến điều 7.2.5. Tiêu chuẩn này đưa ra các thành phần của chương trình, vấn đề hoạch định, các yêu cầu lưu trữ hồ sơ, thủ tục thực hiện chuyển đổi và di trú các hồ sơ số để bảo tồn tính xác thực, độ tin cậy, tính toàn vẹn và khả năng sử dụng của hồ sơ tiếp tục giữ vai trò là bằng chứng của giao dịch kinh doanh.

Đầu tiên, lưu ý rằng không cần thiết áp dụng tất cả các quy trình được khuyến nghị trong tiêu chuẩn này để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu quản lý hồ sơ. Quyết định về thủ tục áp dụng phụ thuộc vào các yếu tố như hình thức chuyển đổi hoặc di trú được thực hiện và mức độ rủi ro mà tổ chức sẵn sàng chấp nhận. Ngoài ra, các tổ chức được đề nghị nên kết hợp kế hoạch chuyển đổi và/hoặc di trú hồ sơ tương lai vào các yêu cầu về quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử của doanh nghiệp.

Trước khi bắt đầu một dự án chuyển đổi hoặc di trú, các cá nhân được coi là "chủ chốt” cho quá trình này cần phải nhận thức được các yêu cầu quản lý hồ sơ. Thuật ngữ "tiêu chuẩn/yêu cầu lưu trữ hồ sơ" trong quản lý hồ sơ và thông tin có nghĩa là việc tuân thủ một bộ các nguyên tắc có liên quan đến tính toàn vẹn, tính xác thực, độ tin cậy và khả năng sử dụng của hồ sơ. Việc tuân thủ các nguyên tắc này đảm bảo rằng nội dung, bối cảnh và cấu trúc của hồ sơ được duy trì và sự tồn tại lâu dài của hồ sơ như là bằng chứng của hoạt động kinh doanh không bị tổn hại. Các nguyên tắc này được áp dụng bất kể thời gian