Căn cứ Điều 26 Pháp lệnh lãnh sự ngày 13-11-1990;
Căn cứ Nghị định 157-CP ngày 9-10-1961 của Hội đồng Chính phủ quy định nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Ngoại giao;
Ra Thông tư quy định thể lệ hợp pháp hoá lãnh sự như sau:

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Theo Thông tư này, hợp pháp hoá lãnh sự là việc chứng nhận chữ ký và con dấu trên những giấy tờ, tài liệu chính thức do cơ quan, tổ chức trong khu vực lãnh sự ở nước tiếp nhận lập hoặc công chứng để sử dụng ở Việt Nam hoặc những giấy tờ, tài liệu chính thức do cơ quan, tổ chức Việt Nam lập hoặc công chứng để sử dụng trong khu vực lãnh sự ở nước tiếp nhận, và chứng thực sự phù hợp về hình thức văn bản của những giấy tờ, tài liệu đó với pháp luật nước lập văn bản.

2. Việc hợp pháp hoá do viên chức lãnh sự tiến hành tại trụ sở cơ quan lãnh sự hoặc do viên chức ngoại giao được uỷ nhiệm thực hiện chức năng lãnh sự (dưới đây gọi chung là lãnh sự) tiến hành tại trụ sở cơ quan đại diện ngoại giao. Những người này phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về hành vi hợp pháp hoá của mình.

3. Lãnh sự hợp pháp hoá giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức Việt Nam lập hoặc công chứng để sử dụng trong khu vực lãnh sự ở nước tiếp nhận theo yêu cầu của cơ quan, cổ chức thẩm quyền của nước tiếp nhận trong khu vực lãnh sự.

4. Lãnh sự chứng thực sự phù hợp vệ hình thức văn bản của giấy tờ, tài liệu với pháp luật nước lập văn bản khi được yêu cầu và khi không có nghi vấn đối với tình trạng pháp lý của giấy tờ, tài liệu đó.

II. THỦ TỤC HỢP PHÁP HOÁ LÃNH SỰ

1. Trước khi được hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự Việt Nam, các giấy tờ, tài liệu được lập hoặc công chứng ở nước tiếp nhận phải được Vụ Lãnh sự Bộ Ngoại giao nước tiếp nhận hoặc cơ quan khác trong khu vực lãnh sự được Bộ Ngoại giao nước tiếp nhận uỷ nhiệm chứng thực đối với chữ ký, con dấu trên các giấy tờ, tài liệu đó. Nếu được yêu cầu chứng thực sự phù hợp về hình thức văn bản của giấy tờ, tài liệu với pháp luật nước tiếp nhận, lãnh sự có thể yêu cầu phần chứng thực của Bộ Ngoại giao nước tiếp nhận phải bao gồm cả nội dung này.

Các giấy tờ, tài liệu được lập hoặc công chứng ở Việt Nam phải được Vụ lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc cơ quan khác được Bộ Ngoại giao Việt Nam uỷ nhiệm chứng thực.

Các giấy tờ, tài liệu được lập hoặc công chứng ở nước thứ ba phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước đó tại nước tiếp nhận chứng thực.

2. Lãnh sự có trách nhiệm kiểm tra nội dung và mục đích sử dụng giấy tờ, tài liệu có phù hợp với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam hay không.

Nếu cần thiết, lãnh sự có quyền yêu cầu đương sự nói rõ hoặc xuất trình giấy tờ để chứng tỏ mục đích sử dụng của giấy tờ, tài liệu.

3. Trong phần hợp pháp hoá, lãnh sự không chứng thực chữ ký của người ký văn bản và con dấu của cơ quan người đó. Lãnh sự chỉ chứng thực chữ ký của người được uỷ nhiệm và con dấu đã đăng ký của Vụ Lãnh sự Bộ Ngoại giao nước lập văn bản hoặc của cơ quan khác được Bộ Ngoại giao uỷ nhiệm hoặc của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước thứ ba tại nước tiếp nhận.

4. Lãnh sự hợp pháp hoá bằng cách đóng vào giấy tờ, tài liệu khuôn dấu khắc sẵn hoặc đánh máy với nội dung theo mẫu ở phụ lục kèm theo.

Khi giấy tờ, tài liệu không còn chỗ để hợp pháp hoá thì lãnh sự chứng thực ra một tờ giấy riêng được đính liền với giấy tờ, tài liệu đó, có đóng dấu giáp lai với giấy tờ, tài liệu cần được hợp pháp hoá.

5. Lãnh sự thu lệ phí đối với việc hợp pháp hoá theo quy định chung về lệ phí lãnh sự.

III. VIỆC THI HÀNH

Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày ký. Người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài và những người được uỷ nhiệm thực hiện chức năng lãnh sự ở nước ngoài, Vụ trưởng Vụ Lãnh sự chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.

PHỤ LỤC

Mẫu số 1:

HỢP PHÁP HOÁ GIẤY TỜ, TÀI LIỆU DO CƠ QUAN, TỔ CHỨC NƯỚC TIẾP NHẬN HOẶC NƯỚC THỨ BA LẬP HOẶC CÔNG CHỨNG ĐỂ SỬ DỤNG Ở VIỆT NAM CÓ NỘI DUNG:

Số..../HPHLS

Tổng lãnh sự quán nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam tại....

Chứng thực con dấu của cơ quan....

Nước:

và chữ ký của ông (bà)... (họ và tên)

Chức vụ:..................................................................

(và văn bản này là hợp thức theo pháp luật nước....)

Hợp pháp hoá tại.... ngày..... tháng..... năm.............

Tổng lãnh sự
(Ký tên và đóng dấu)

Ghi chú:

1. Nếu làm tại Lãnh sự quán hay Phòng Lãnh sự của Đại sứ quán thì thay "Tổng Lãnh sự quán" bằng "Lãnh sự quán" hay "Đại sứ quán" và thay "Tổng Lãnh sự" bằng "lãnh sự" hay "Trưởng phòng lãnh sự"

2. Nội dung hợp pháp hoá theo mẫu này được viết bằng tiếng Việt.

3. Phần trong ngoặc vuông chỉ được viết khi đương sự yêu cầu và khi không có nghi vấn đối với tình trạng pháp lý của giấy tờ, tài liệu đó.

Mẫu số 2

HỢP PHÁP HOÁ GIẤY TỜ, TÀI LIỆU DO CƠ QUAN, TỔ CHỨC VIỆT NAM LẬP HOẶC CÔNG CHỨNG ĐỂ SỬ DỤNG Ở NƯỚC TIẾP NHẬN HOẶC NƯỚC THỨ BA CÓ NỘI DUNG:

Số..../HPHLS

Tổng Lãnh sự quán nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam tại....

Chứng thực con dấu của cơ quan.......

và chữ ký của ông (bà).......................

Chức vụ..............................................

(và văn bản này là hợp thức theo pháp luật Việt Nam).

Hợp pháp hoá tại... ngày... tháng.... năm.....

Tổng lãnh sự
(Ký tên và đóng dấu)

Ghi chú:

1. Như ghi chú 1 của mẫu số 1.

2. Nội dung hợp pháp hoá được viết bằng thứ tiếng cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự dùng làm việc hoặc tiếng Anh, Pháp.

3. Như ghi chú 3 của mẫu số 1.