1. Xác định nguồn kinh phí được trích theo từng dự án:

Việc xác định nguồn kinh phí theo từng dự án được giao quản lý để ghi vào Mẫu số 01(i)/DT-QLDA- Bảng tính nguồn kinh phí quản lý dự án (kèm theo). Mẫu số 01(i)/DT-QLDA lập riêng cho từng dự án (i) chạy từ 1 đến n, cụ thể như sau:

1.1. Căn cứ tổng mức đầu tư của dự án được phê duyệt và định mức trích chi phí quản lý dự án theo văn bản công bố của cơ quan có thẩm quyền để xác định chi phí quản lý dự án của dự án (ký hiệu là G_QLDA). Trường hợp các dự án không có định mức trong các văn bản công bố hoặc chỉ làm công tác chuẩn bị đầu tư cho dự án thì trích theo dự toán do cấp giao nhiệm vụ duyệt. Đối với các dự án ODA nếu hiệp định của dự án có quy định cụ thể về mức kinh phí quản lý dự án thì thực hiện theo hiệp định.

1.2. Căn cứ tổng mức đầu tư của dự án được phê duyệt và định mức trích chi phí tư vấn đầu tư xây dựng theo văn bản công bố của cơ quan có thẩm quyền để xác định các khoản chi phí tư vấn đầu tư xây dựng do chủ đầu tư, BQLDA thực hiện (ký hiệu là G_TV). Trường hợp khoản chi phí tư vấn không có định mức trong các văn bản công bố thì lập dự toán theo quy định.

1.3. Xác định mức chi cụ thể cho những công việc thuộc chi phí quản lý dự án mà chủ đầu tư, BQLDA cần phải thuê tư vấn thực hiện (ký hiệu là G_TTV).

1.4. Kinh phí quản lý dự án phần do chủ đầu tư, BQLDA được sử dụng theo từng dự án trong suốt quá trình quản lý dự án ký hiệu là G_{QLDA (CĐT)} được xác định theo công thức:

1.5. Phân chia cụ thể: phần do chủ đầu tư được sử dụng, phần do BQLDA được sử dụng. Tỷ lệ phân chia kinh phí tương ứng với tỷ lệ phân công nhiệm vụ, trách nhiệm giữa chủ đầu tư và BQLDA; do chủ đầu tư quyết định sau khi thỏa thuận thống nhất với BQLDA trên cơ sở phân công nhiệm vụ được ghi trong quyết định thành lập BQLDA hoặc văn bản giao nhiệm vụ.

1.6. Dự kiến phân bổ chi phí quản lý dự án cho các năm triển khai thực hiện dự án.

2. Lập Bảng tổng hợp nguồn kinh phí theo Mẫu số 02/DT-QLDA kèm theo, trong đó xác định rõ: Nguồn trích từ các dự án được giao quản lý, Nguồn thu từ hoạt động dịch vụ tư vấn sau khi trừ các khoản thuế phải nộp (nếu có); Tổng kinh phí được sử dụng, lũy kế kinh phí đã sử dụng các năm trước, kinh phí dự kiến sử dụng năm kế hoạch, kinh phí để sử dụng các năm sau.

3. Lập Bảng tính lương năm theo Mẫu số 03/DT-QLDA kèm theo, trong đó xác định rõ danh sách cán bộ trực tiếp tham gia quản lý dự án theo 3 mục: cán bộ hưởng lương từ dự án, cán bộ hưởng lương theo hợp đồng QLDA, cán bộ kiêm nhiệm quản lý dự án.

4. Lập dự toán chi phí quản lý dự án năm theo Mẫu số 04/DT-QLDA kèm theo.

Việc xác định quỹ tiền lương cho cán bộ quản lý dự án phải đảm bảo đúng biên chế được duyệt của cấp có thẩm quyền. Trường hợp tiết kiệm các khoản chi tiêu khác, được áp dụng hệ số điều chỉnh tăng thêm tiền lương cho những người hưởng lương từ chi phí quản lý dự án theo quy định tại Thông tư số 06/2010/TT-BLĐTBXH ngày 07/4/2010 của Bộ Lao động-Thương binh - Xã hội hướng dẫn thực hiện mức lương tối thiểu chung đối với công ty nhà nước và công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước sở hữu 100% vốn điều lệ và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế (nếu có).

2. Chi tiền công trả cho lao động theo hợp đồng.

3. Các khoản phụ cấp lương: chức vụ, khu vực, thu hút, đắt đỏ, làm đêm, thêm giờ, độc hại, nguy hiểm, lưu động, trách nhiệm, phụ cấp kiêm nhiệm quản lý dự án, phụ cấp khác.

3.1. Đối với phụ cấp làm thêm giờ phải tuân thủ quy định của Luật Lao động về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và các văn bản hướng dẫn thực hiện (Nghị định số 109/2002/NĐ-CP ngày 27/12/2002 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 195/CP ngày 31/12/1994 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; Thông tư liên tịch Bộ Nội vụ - Bộ Tài chính số 08/2005/TTLT-BNV-BTC ngày 05/01/2005 hướng dẫn thực hiện chế độ trả lương làm việc vào ban đêm, làm thêm giờ đối với cán bộ, công chức, viên chức và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế (nếu có).

3.2. Đối với Phụ cấp kiêm nhiệm quản lý dự án:

- Đối với cán bộ, công chức, viên chức được phân công làm việc kiêm nhiệm quản lý dự án tại một BQLDA được hưởng phụ cấp quản lý dự án theo tỷ lệ tương ứng với thời gian làm việc tại dự án. Mức chi phụ cấp kiêm nhiệm quản lý dự án một tháng cho một cá nhân tối đa bằng 50% tiền lương và phụ cấp lương một tháng của cá nhân đó.

- Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức được phân công làm kiêm nhiệm ở nhiều BQLDA thì mức phụ cấp quản lý dự án kiêm nhiệm được xác định tương ứng với tỷ lệ thời gian làm việc cho từng dự án, nhưng tổng mức phụ cấp của tất cả các dự án làm kiêm nhiệm tối đa bằng 100% mức lương theo cấp bậc, phụ cấp lương được hưởng.

Những người đã hưởng lương theo quy định tại Khoản 1 Điều này không được hưởng phụ cấp kiêm nhiệm theo quy định tại Khoản này.

4. Chi tiền thưởng: thưởng thường xuyên, thưởng đột xuất (nếu có) và các chi phí liên quan đến khen thưởng. Mức chi tiền thưởng cho cá nhân, tập thể theo quy định tại Mục 3, Chương V, Nghị định số 121/2005/NĐ-CP ngày 30/9/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thi đua, khen thưởng. Mức trích lập dự toán chi tiền thưởng tối đa bằng 15% tổng quỹ tiền lương theo ngạch bậc của số cán bộ, công nhân, viên chức trong biên chế và tiền công được duyệt cả năm theo quy định tại điểm a, khoản 1, Mục II, Thông tư số 73/2006/TT-BTC ngày 15/8/2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc trích lập, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng theo Nghị định số 121/2005/NĐ-CP ngày 30/9/2005 của Chính phủ.

5. Chi phúc lợi tập thể: thanh toán tiền nghỉ phép, nghỉ chế độ, trợ cấp khó khăn thường xuyên, trợ cấp khó khăn đột xuất, tiền thuốc y tế.

6. Các khoản đóng góp: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (nếu có), kinh phí công đoàn, trích nộp khác đối với các cá nhân được hưởng lương từ dự án theo quyết định của cấp có thẩm quyền.

7. Chi thanh toán dịch vụ công cộng: tiền điện, tiền nước, vệ sinh môi trường, nhiên liệu, khoán phương tiện, các dịch vụ khác.

8. Chi mua vật tư văn phòng: công cụ, dụng cụ văn phòng, tủ tài liệu, bàn ghế, văn phòng phẩm, bảo hộ lao động, khác.

9. Chi thanh toán thông tin, tuyên truyền, liên lạc: cước phí điện thoại, bưu chính, Fax, Internet, sách, báo, tài liệu quản lý.

10. Chi phí hội nghị.

11. Chi thanh toán công tác phí.

12. Chi phí thuê mướn: thuê phương tiện đi lại, nhà làm việc, thiết bị phục vụ các loại, thuê chuyên gia và giảng viên, thuê đào tạo lại cán bộ, thuê mướn khác.

13. Chi đoàn ra: tiền vé máy bay, tàu, xe, thuê phương tiện đi lại, tiền ăn, ở, tiêu vặt.

14. Chi đoàn vào: tiền vé máy bay, tàu, xe, thuê phương tiện đi lại, tiền ăn, ở, tiêu vặt.

15. Chi sửa chữa tài sản.

16. Chi phí mua sắm tài sản dùng cho quản lý dự án: nhà cửa, phương tiện đi lại, thiết bị phòng cháy chữa cháy, máy tính, phần mềm máy tính, máy văn phòng, tài sản khác.

17. Chi phí khác: nộp thuế, phí, lệ phí, bảo hiểm tài sản và phương tiện, tiếp khách, khác.

18. Dự phòng: bằng 10% của dự toán.

1. Chủ đầu tư thẩm định, phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án. Trường hợp BQLDA thực hiện quản lý nhiều dự án cho nhiều chủ đầu tư thì chủ đầu tư trực tiếp thành lập BQLDA thực hiện thẩm định và phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án.

2. Hồ sơ thẩm định dự toán chi phí quản lý dự án:

- Văn bản đề nghị phê duyệt; quyết định đầu tư; quyết định phê duyệt dự toán công trình; quyết định thành lập BQLDA;

- Bảng tính kinh phí quản lý dự án theo Mẫu số 01/DT-QLDA;

- Bảng tổng hợp nguồn kinh phí quản lý dự án theo Mẫu số 02/DT-QLDA.

- Bảng tính lương năm theo Mẫu số 03/DT-QLDA;

- Dự toán chi phí quản lý dự án năm theo Mẫu số 04/DT-QLDA.

3. Nội dung thẩm định dự toán chi phí quản lý dự án.

- Thẩm định nội dung công việc, phương pháp tính toán, sự phù hợp trong việc phân bổ mức chi cho các năm trong Bảng tính chi phí quản lý dự án theo Mẫu số 01/DT-QLDA;

- Thẩm định sự phù hợp trong Bảng tổng hợp nguồn kinh phí quản lý dự án theo Mẫu số 02/DT-QLDA;

- Thẩm định sự phù hợp của các nội dung chi trong dự toán theo Mẫu số 04/DT-QLDA với các tiêu chuẩn, định mức và chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước.

4. Quyết định phê duyệt dự toán chi phí quản lý năm theo Mẫu số 05/QĐ-QLDA được gửi tới BQLDA, cơ quan thanh toán và các đơn vị có liên quan để thực hiện.

5. Trong quá trình sử dụng, chủ đầu tư, BQLDA được chủ động điều chỉnh và chịu trách nhiệm về việc điều chỉnh các khoản chi trong phạm vi dự toán năm đã duyệt. Trường hợp, vượt dự toán thì phải thẩm định và phê duyệt điều chỉnh, bổ sung.

1. Chủ đầu tư, BQLDA quản lý nhiều dự án được mở một tài khoản Chi phí quản lý dự án chung tại một cơ quan thanh toán vốn đầu tư để tiếp nhận khoản chi phí quản lý dự án của tất cả các dự án được giao quản lý.

2. Cơ quan thanh toán vốn đầu tư thực hiện thanh toán chi phí quản lý dự án theo dự toán do chủ đầu tư phê duyệt, chế độ thanh toán vốn đầu tư, chế độ quản lý tài chính hiện hành và các quy định cụ thể tại Thông tư này.

1. Khi kết thúc niên độ ngân sách hàng năm chậm nhất là ngày 28/02 năm sau, chủ đầu tư, BQLDA lập báo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án trong năm theo Mẫu số 01/QT-QLDA; lấy ý kiến xác nhận của cơ quan thanh toán để làm cơ sở lập dự toán chi phí quản lý dự án năm sau. Không phải thẩm định và phê duyệt quyết toán.

2. Khi dự án hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng, chủ đầu tư, BQLDA lập báo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án cùng với hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành để trình cấp có thẩm quyền thẩm tra và phê duyệt theo quy định về quyết toán dự án hoàn thành thuộc nguồn vốn Nhà nước.

3. Xử lý số dư kinh phí hàng năm

Đối với khoản chênh lệch nguồn thu lớn hơn chi, hoặc các khoản chi trong dự toán được duyệt nhưng chưa chi hết, được chuyển sang thực hiện chi ở các năm sau; đồng thời tổng hợp vào Mẫu số 02/DT-QLDA (Mục I - Nguồn kinh phí năm trước chuyển sang) để trích lập dự toán cho năm sau.

1. Đơn vị quản lý tài chính đầu tư thuộc các Bộ, ngành, địa phương có kế hoạch tổ chức kiểm tra việc quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án tại các đơn vị chủ đầu tư, BQLDA thuộc phạm vi quản lý.

2. Các chủ đầu tư, BQLDA tự tổ chức kiểm tra định kỳ về việc thực hiện quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư ở đơn vị.

1. Trách nhiệm của chủ đầu tư, BQLDA

- Chịu trách nhiệm toàn bộ về việc quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án.

- Thực hiện việc lập dự toán, thẩm định và phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án; lập báo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án, lấy ý kiến xác nhận của cơ quan thanh toán với báo cáo quyết toán đúng thời gian và nội dung quy định tại Thông tư này.

2. Trách nhiệm của cơ quan thanh toán

- Chịu trách nhiệm kiểm soát, thanh toán chi phí quản lý dự án đầu tư theo quy định về thanh toán vốn đầu tư, đúng chế độ quản lý tài chính hiện hành của Nhà nước và các quy định cụ thể tại Thông tư này.

- Chịu trách nhiệm đối chiếu và xác nhận kinh phí đã thanh toán trong năm, kinh phí còn dư theo dự toán tại Mẫu số 01/QT-QLDA báo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án của các chủ đầu tư, BQLDA.

3. Trách nhiệm của các Bộ, ngành, địa phương

Thường xuyên kiểm tra tình hình quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước thuộc phạm vi quản lý; có biện pháp xử lý theo quy định của pháp luật đối với các cá nhân, đơn vị có hành vi vi phạm trong quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư.