Nghị định số 404-HĐBT được ban hành năm 1990 bởi Hội đồng Bộ trưởng quy định về việc giữ gìn bí mật tài liệu trắc địa và bản đồ địa hình. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhằm thiết lập cơ chế quản lý thống nhất, bảo vệ an toàn hệ thống thông tin địa lý, trắc địa phục vụ cho phát triển kinh tế, an ninh và quốc phòng của đất nước.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Nghị định áp dụng thống nhất đối với tất cả các Bộ, các ngành, các địa phương có các tổ chức thực hiện công tác trắc địa và bản đồ hoặc có hoạt động khai thác, sử dụng các tài liệu trắc địa và bản đồ địa hình.

Trách nhiệm quản lý và bảo mật tài liệu trắc địa, bản đồ

• Cục Đo đạc và bản đồ Nhà nước chịu trách nhiệm quản lý thống nhất, tổ chức cung cấp và giữ gìn bí mật đối với toàn bộ tài liệu trắc địa, bản đồ địa hình do Cục sản xuất hoặc tiếp nhận từ nước ngoài.
• Các Bộ, ngành ở trung ương và địa phương có trách nhiệm bảo mật các tài liệu trắc địa, bản đồ địa hình do đơn vị mình tạo ra, đồng thời thực hiện việc cung cấp tài liệu trong nội bộ ngành và địa phương mình.
• Nghiêm cấm việc gửi hoặc bán các tài liệu thuộc danh mục tối mật và mật ra nước ngoài. Trong trường hợp đặc biệt cần thiết, phải được sự cho phép của Hội đồng Bộ trưởng.
• Các Bộ, ngành và địa phương khi sử dụng bản đồ địa hình để xây dựng các bản đồ chuyên đề, chuyên ngành phải căn cứ vào mức phân cấp tài liệu bảo mật, kết hợp xác định giá trị bảo mật của nội dung chuyên đề để phân cấp bảo mật phù hợp và chịu trách nhiệm trước Nhà nước.

Thủ tục xin cấp tài liệu trắc địa và bản đồ địa hình

Việc yêu cầu cung cấp tài liệu được phân cấp thẩm quyền chặt chẽ theo mức độ bảo mật của tài liệu:

• Đối với tài liệu tối mật: Phải có công văn đề nghị trực tiếp từ Thủ trưởng các ngành ở trung ương, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc Trung ương hoặc cấp tương đương.
• Đối với tài liệu mật: Yêu cầu phải có công văn đề nghị của Vụ trưởng các ngành ở trung ương, Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc cấp tương đương.
• Đối với tài liệu không thuộc diện bảo mật: Chỉ cần công văn đề nghị từ Thủ trưởng đơn vị trực tiếp sử dụng tài liệu.

Quy định đối với cơ quan, đơn vị và cá nhân sử dụng tài liệu

• Phải chủ động triển khai các biện pháp kỹ thuật và nghiệp vụ để giữ gìn bí mật tài liệu trong quá trình lưu trữ, sử dụng.
• Trường hợp xảy ra mất mát tài liệu mật, phải lập tức báo cáo cho lãnh đạo cơ quan và lực lượng công an để phối hợp truy tìm kịp thời, đồng thời thông báo cho cơ quan quản lý tài liệu đó.
• Khi cần cung cấp tài liệu cho người nước ngoài sử dụng, phải được sự phê duyệt từ Thủ trưởng cấp Bộ, cấp tỉnh hoặc cấp tương đương.
• Việc mang, gửi hoặc bán tài liệu ra nước ngoài phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy chế hiện hành của Nhà nước.

Trách nhiệm quản lý chuyên biệt của Bộ Quốc phòng

Bộ Quốc phòng được giao trách nhiệm quản lý toàn diện đối với các tài liệu trắc địa và bản đồ phục vụ mục đích quốc phòng, bao gồm:

• Các tài liệu trắc địa cơ bản và trắc địa địa hình phục vụ quốc phòng.
• Bản đồ địa hình và các loại bản đồ chuyên đề phục vụ quốc phòng.
• Hải đồ.
• Bộ trưởng Bộ Quốc phòng có thẩm quyền quy định chi tiết về công tác giữ gìn bí mật đối với các nhóm tài liệu chuyên biệt này.

Xác định thời hạn bảo mật và thanh lý tài liệu

• Thời hạn bảo mật tài liệu trắc địa và bản đồ địa hình được xác định dựa trên nội dung thông tin, giá trị sử dụng trong từng thời kỳ thuộc các lĩnh vực kinh tế, quốc phòng, an ninh và lịch sử. Tài liệu được phân thành hai nhóm: Nhóm giữ bí mật và bảo quản lâu dài (vĩnh viễn) và Nhóm giữ bí mật và bảo quản theo thời hạn.
• Cục Đo đạc và bản đồ Nhà nước có trách nhiệm xem xét và xây dựng danh mục phân loại cụ thể cho hai nhóm tài liệu trên.
• Đối với công tác thanh lý tài liệu tối mật và mật không còn giá trị sử dụng (do hết hạn bảo quản hoặc bị hư hỏng, nhàu nát không thể sử dụng), cơ quan quản lý trực tiếp phải kiểm tra, lập báo cáo gửi cơ quan cung cấp tài liệu để quyết định về số lượng, chất lượng và chủng loại tài liệu cần thanh lý.

Khen thưởng, xử lý vi phạm và hướng dẫn thi hành

• Các tổ chức, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc bảo vệ, giữ gìn bí mật tài liệu trắc địa và bản đồ địa hình sẽ được khen thưởng thích đáng.
• Mọi hành vi vi phạm quy định tại Nghị định này sẽ bị xử lý vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự tùy theo tính chất và mức độ nghiêm trọng của hành vi.
• Cục Đo đạc và bản đồ Nhà nước chịu trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện Nghị định này. Các Bộ, ngành ở trung ương và địa phương làm công tác trắc địa - bản đồ hoặc sử dụng tài liệu trắc địa và bản đồ địa hình có trách nhiệm thi hành nghiêm túc các quy định.

Hiệu lực thi hành

Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ban hành (năm 1990) và thay thế hoàn toàn Nghị định số 32-CP ngày 9 tháng 3 năm 1965 của Hội đồng Chính phủ về việc giữ gìn bí mật các tài liệu đo đạc đại địa, địa hình và bản đồ địa hình.