b) Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

c) Bảo đảm sự toàn vẹn, ổn định, lâu dài; khai thác thuận lợi tài liệu lưu trữ dự phòng trong trường hợp xảy ra rủi ro, thảm họa bị mất bản gốc, bản chính.

2. Yêu cầu

a) Việc lập bản sao bảo hiểm phải bảo đảm sự toàn vẹn, ổn định, lâu dài; khai thác thuận lợi tài liệu lưu trữ dự phòng trong trường hợp xảy ra rủi ro, thảm họa bị mất bản gốc, bản chính.

b) Xác định cụ thể nội dung công việc, yêu cầu về chất lượng, thời gian tiến hành và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức có liên quan trong việc triển khai kế hoạch; bảo đảm chặt chẽ, tiết kiệm, tận dụng tối đa cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị hiện có.

c) Tài liệu đưa ra số hóa phục vụ lập bản sao bảo hiểm phải tuân theo các tiêu chí văn bản hướng dẫn; bảo đảm an toàn tuyệt đối của tài liệu; không làm thay đổi trật tự các tài liệu trong hồ sơ; số hóa tài liệu theo đúng quy trình và danh mục tài liệu đã được phê duyệt.

II. NỘI DUNG VÀ THỜI GIAN THỰC HIỆN

Trên cơ sở báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn cân lập bản sao bảo hiểm của các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh Quảng Trị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (chi tiết tại Phụ lục I); danh mục các Phông lưu trữ thực hiện số hoá tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Trị giai đoạn 2021-2025 theo Quyết định số 3435/QĐ-UBND ngày 02/12/2020 (chi tiết tại Phụ lục II, Phụ lục III) và danh mục các phông lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh cần số hóa, lập bản sao bảo hiểm (chi tiết tại Phụ lục IV); nhằm bảo đảm sự toàn vẹn tài liệu lưu trữ quý, hiếm, tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản theo chế độ bảo hiểm phòng ngừa các thảm họa do thiên tai hoặc con người gây ra, từng bước hiện đại hóa công tác lưu trữ thành nội dung hoạt động thường xuyên, chuyên nghiệp tại lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh, cần tập trung các nhiệm vụ cụ thể sau:

1. Lựa chọn, lập danh mục tài liệu lưu trữ đưa ra số hoá phục vụ lập bản sao bảo hiểm

a) Tiêu chí xác định tài liệu đưa ra số hóa

- Lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

-Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc các giai đoạn lịch sử trước năm 1975.

- Tài liệu phản ánh thân thế, sự nghiệp, đóng góp của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu hoạt động trên địa bàn tỉnh Quảng Trị.

- Tài liệu khoa học kỹ thuật của các công trình, đề tài, dự án trọng điểm, có tầm quan trọng đặc biệt cấp quốc gia, địa phương; các tác phẩm kỹ thuật chế tác độc đáo.

- Tài liệu lưu trữ có giá trị cao bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng (tài liệu bị mủn, giòn, rách, ố, mờ chữ...) nhưng vẫn còn có khả năng đọc được hoặc tương đối đầy đủ thông tin.

b) Phương pháp lựa chọn tài liệu đưa ra số hóa

- Lựa chọn cả hồ sơ, không lựa chọn văn bản, tài liệu đơn lẻ.

- Thống kê danh mục hồ sơ theo từng nhóm/khối tài liệu thuộc phông/công trình/sưu tập lưu trữ.

c) Thời gian thực hiện: từ năm 2023 đến năm 2026.

2. Số hóa tài liệu lưu trữ để phục vụ lập bản sao bảo hiểm

a) Yêu cầu

- Khảo sát thống kê, lập danh mục tài liệu cần số hóa, lập bản sao bảo hiểm. Thực hiện số hoá theo danh mục tài liệu đã được lựa chọn, phê duyệt lập bản sao bảo hiểm hoặc lồng ghép vào Đề án giải quyết tài liệu tồn đọng của tỉnh được phân bổ kinh phí hàng năm và nhiệm vụ đặt hàng dịch vụ công sử dụng ngân sách nhà nước.

- Tiếp tục thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ được phê duyệt tại Quyết định số 3435/QĐ-UBND ngày 02/12/2020 của UBND tỉnh. Tài liệu trước khi số hoá phải được chỉnh lý hoàn chỉnh.

- Lựa chọn công nghệ lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ đáp ứng các yêu cầu, mục đích của bảo hiểm tài liệu lưu trữ, đảm bảo tính kế thừa, khắc phục những hạn chế, bất cập của công nghệ lập bản sao bảo hiểm tài liệu, phù hợp với công tác chuyển đổi số và xu thế phát triển của cách mạng công nghiệp 4.0.

- Tài liệu số hoá phải đảm bảo chất lượng, yêu cầu theo quy định của pháp luật, đáp ứng yêu cầu về kết nối, chia sẻ dữ liệu, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử.

- Đảm bảo tích hợp, kết nối liên thông khi trích xuất nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Thực hiện số hóa, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

b) Thời gian thực hiện: từ năm 2026 đến năm 2033.

3. Đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng và xây dựng phần mềm cơ sở dữ liệu, thiết bị công nghệ thông tin

a) Đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ tay nghề, trao đổi, học tập kinh nghiệm về công tác số hóa và lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.

b) Bố trí cơ sở vật chất, trang thiết bị, hệ thống phần mềm, máy móc để lập, quản lý và khai thác, tra cứu bản sao bảo hiểm.

Thời gian thực hiện: từ năm 2024 đến năm 2033.

4. Bàn giao cơ sở dữ liệu định dạng số cho Bộ Nội vụ

a) Sở Nội vụ phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để thống nhất trước khi thực hiện bàn giao cơ sở dữ liệu tài liệu theo phông/công trình/sưu tầm lưu trữ kèm theo danh mục thống kê tên phông/công trình/sưu tập lưu trữ và số lượng tài liệu đã được số hóa.

Thời gian thực hiện: từ năm 2028 đến năm 2034.

b) Tổng hợp cơ sở dữ liệu tài liệu đã số hoá theo danh mục tài liệu cần lập bản sao bảo hiểm bàn giao về Bộ Nội vụ theo quy định và quản lý cơ sở dữ liệu.

Thời gian thực hiện: từ năm 2034 đến năm 2035.

III. KINH PHÍ THỰC HIỆN

Kinh phí thực hiện từ nguồn ngân sách nhà nước bố trí trong dự toán ngân sách hàng năm theo phân cấp ngân sách hiện hành; các nguồn kinh phí hợp pháp (nếu có) và lồng ghép trong các chương trình, dự án, đề án khác có liên quan theo quy định của pháp luật.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a) Căn cứ hướng dẫn của Bộ Nội vụ xây dựng kế hoạch và chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị, địa phương tổ chức thực hiện, theo dõi và hướng dẫn triển khai thực hiện có hiệu quả các nội dung tại Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10/02/2023 của Thủ tướng Chính phủ và Kế hoạch này.

b) Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông bàn giao cơ sở dữ liệu định dạng số cho Bộ Nội vụ.

c) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ nâng cao trình độ tay nghề, trao đổi, học tập kinh nghiệm cho công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ theo lộ trình phù hợp.

d) Tổ chức kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ; định kỳ trước ngày 15 tháng 12 hàng năm báo cáo kết quả thực hiện cho UBND tỉnh và Bộ Nội vụ về kết quả thực hiện Kế hoạch bảo hiểm tài liệu lưu trữ theo quy định.

đ) Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh:

- Phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức thực hiện, chịu trách nhiệm toàn diện về kết quả, hiệu quả, tiến độ thực hiện kế hoạch lập bản sao tài liệu lưu trữ. Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật, thiết bị phục vụ số hóa; nâng cấp, hoàn thiện phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ phục vụ công tác lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị, địa phương xây dựng quy chế quản lý, bảo quản phông bảo hiểm và bản sao bảo hiểm tài liệu theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan, tổ chức xây dựng kế hoạch cụ thể hàng năm, căn cứ tình hình thực tế, dự trù và bảo vệ dự toán kinh phí đầu tư cơ sở vật chất, hệ thống thiết bị để thực hiện số hóa, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ vĩnh viễn đang bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu và tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh gửi Sở Tài chính thẩm định, trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

- Tiếp tục triển khai thực hiện theo Quyết định số 3435/QĐ-UBND đối với tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh; sau khi kết thúc Kế hoạch, tổng kết, đánh giá việc thực hiện, trên cơ sở đó triển khai thực hiện giai đoạn tiếp theo cho khối tài liệu thuộc danh mục lập bản sao bảo hiểm đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử và tại các cơ quan, đơn vị, địa phương, đảm bảo đúng tiến độ, lộ trình đã được UBND tỉnh phê duyệt tại Kế hoạch này.

2. Sở Tài chính

c) Phối hợp với Sở Nội vụ bàn giao cơ sở dữ liệu định dạng số cho Bộ Nội vụ theo quy định và kế hoạch này.

4. Các cơ quan, đơn vị, địa phương

a) Tổ chức phổ biến, quán triệt và triển khai thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10/02/2023 của Thủ tướng Chính phủ và các nhiệm vụ theo kế hoạch này đảm bảo chất lượng, tiến độ quy định; nâng cao nhận thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lập bản sao bảo hiểm tài liệu.

b) Tổ chức rà soát, lập danh mục tài liệu bảo quản vĩnh viễn có giá trị cao bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng, các tác phẩm kỹ thuật chế tác độc đáo; thống kê tài liệu lưu trữ thuộc diện lập bản sao bảo hiểm; tài liệu quý, hiếm hiện còn được bảo quản tại các cơ quan, đơn vị và thực hiện giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

c) UBND các huyện, thị xã, thành phố nghiêm túc triển khai thực hiện kế hoạch của UBND tỉnh, bố trí kinh phí thực hiện việc số hóa, lập bản sao bảo hiểm theo đúng quy định.

d) Định kỳ trước ngày 05 tháng 12 hàng năm báo cáo kết quả thực hiện và gửi Sở Nội vụ tổng hợp báo cáo UBND tỉnh và Bộ Nội vụ theo quy định.

Trên đây là Kế hoạch Bảo hiểm tài liệu lưu trữ tỉnh Quảng Trị, giai đoạn 2023-2035, yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã nghiêm túc triển khai thực hiện. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, phát sinh phản ảnh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.