CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG QUÁ TRÌNH SẮP XẾP TỔ CHỨC BỘ MÁY TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TUYÊN QUANG

Thực hiện Văn bản số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị.

Để bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị (sáp nhập tỉnh, không tổ chức cấp huyện và sáp nhập đơn vị hành chính cấp xã) theo Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/02/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về triển khai nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu:

1. Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã (gọi các cơ quan, đơn vị; Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã gọi chung là các cơ quan, đơn vị[1])

1.1. Chịu trách nhiệm người đứng đầu trong việc chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị; bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy và bàn giao hồ sơ, tài liệu và cơ sở dữ liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn cho Lưu trữ lịch sử tỉnh và tài liệu khác cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền.

1.2. Tuyệt đối không để xảy ra việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

1.3. Tổ chức thống kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện có theo quy định. Tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, đơn vị nào thì phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, đơn vị đó; trong đó, thống kê đầy đủ tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và tài liệu lưu trữ có thời hạn; hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành và hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành tại cơ quan, đơn vị (Báo cáo số liệu thống kê hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu gửi Sở Nội vụ tổng hợp trước ngày 26/4/2025).

1.4 Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố khẩn trương thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.

1.5. Kịp thời nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Sở Nội vụ theo quy định của pháp luật.

1.6. Phối hợp với đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành, Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ, thống kê, xác nhận số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của những công việc đã hoàn thành và những công việc chưa hoàn thành; khoanh vùng dữ liệu trên Hệ thống hoặc trích xuất ra thiết bị lưu trữ cơ quan, đơn vị và bảo đảm an toàn, toàn vẹn tài liệu và cơ sở dữ liệu cho đến khi bàn giao cho cơ quan, đơn vị mới thành lập hoặc cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý.

1.7. Bố trí phòng kho, trang thiết bị, nhân lực cần thiết và các điều kiện khác để tập kết, bảo quản hồ sơ, tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý, bố trí lực lượng bảo vệ hồ sơ, tài liệu cho đến khi bàn giao cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy, cụ thể:

- Đối với các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và các cơ quan chuyên môn cấp huyện đã thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy tại thời điểm ngày 01/3/2025 và các đơn vị sự nghiệp công lập trước khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy do sáp nhập tỉnh thì thực hiện theo Văn bản số 748/UBND-NC ngày 25/2/2025 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về quản lý hồ sơ, tài liệu khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy cơ quan, đơn vị và các văn bản khác có liên quan; khi tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy do hợp nhất tỉnh thì thực hiện theo các nội dung của Chỉ thị này.

- Đối với hồ sơ, tài liệu cấp huyện tập kết, bảo quản tập trung an toàn tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; chịu trách nhiệm lập danh mục hồ sơ, tài liệu tập kết thuộc thẩm quyền quản lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn, niêm phong hồ sơ, tài liệu để bàn giao về cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý đảm bảo theo quy định.

- Đối với hồ sơ, tài liệu cấp xã bảo quản tại trụ sở Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn: Ủy ban nhân dân cấp xã chịu trách nhiệm lập danh mục hồ sơ, tài liệu tập kết thuộc thẩm quyền quản lý của cấp xã, bảo quản an toàn tài liệu, niêm phong hồ sơ, tài liệu tránh thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra đối chiếu tài liệu và danh mục tài liệu nộp lưu; cử công chức phối hợp hướng dẫn quản lý hồ sơ, tài liệu để bàn giao về cơ quan, đơn vị mới thành lập sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

1.8. Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, đơn vị kể từ ngày kết thúc hoạt động. Cơ quan, đơn vị không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực.

1.9. Thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ; bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu khi thực hiện nhiệm vụ thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản, sử dụng trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

1.10. Chỉ đạo cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc thẩm quyền quản lý thực hiện các nội dung lưu trữ cơ quan, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động theo hướng dẫn tại Văn bản số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ.

1.11. Thực hiện hoặc đề xuất cấp có thẩm quyền thực hiện các biện pháp cấp bách khác phù hợp với điều kiện thực tiễn tại cơ quan, đơn vị, địa phương để bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục và bảo đảm quản lý an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy.

1.12. Bàn giao hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu đã được thống kê trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy cho cơ quan, đơn vị thành lập mới sau sắp xếp tổ chức bộ máy hoặc cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý.

1.13. Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy người đứng đầu cơ quan, đơn vị mới cần kịp thời thực hiện một số nhiệm vụ sau:

- Đăng ký mở mới hoặc mở lại tài khoản của tổ chức, lãnh đạo, văn thư trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành để bảo đảm việc phát hành và tiếp nhận văn bản.

- Đăng ký cấp con dấu và chứng thư chữ kí số chuyên dùng công vụ theo quy định; phối hợp với Lưu trữ lịch sử tỉnh, đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống và các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý hoặc được giao quản lý.

- Phối hợp với Lưu trữ lịch sử tỉnh xây dựng phương án xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu đã được thống kê trước đó.

- Bảo đảm nguồn lực thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ an toàn sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

2. Sở Nội vụ

2.1. Ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị trên địa bàn tỉnh.

2.2. Phối hợp với người đứng đầu cơ quan, đơn vị tiếp tục bảo quản hồ sơ, tài liệu tại chỗ và bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, đơn vị mới thành lập (đối với hồ sơ, tài liệu cấp xã) hoặc cơ quan, đơn vị được giao tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

2.3. Nghiên cứu xây dựng phương án tổ chức lại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh trong Đề án sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương hai cấp, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện.

2.4. Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử:

- Bố trí viên chức hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thống kê, sắp xếp, đóng gói, niêm phong, xác nhận khối lượng, tình trạng tài liệu giấy, cơ sở dữ liệu tài liệu bảo quản tại chỗ hoặc tạm thời đến khi bàn giao tài liệu cho cơ quan có thẩm quyền quản lý.

- Chủ động các biện pháp thu thập hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Thống kê toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh; tiếp tục bảo đảm an toàn, toàn vẹn và khả năng sử dụng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Tổng hợp số lượng, tình trạng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu toàn tỉnh, tham mưu báo cáo cơ quan có thẩm quyền các cấp; tham mưu xây dựng đề án, Kế hoạch quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu đã được thống kê của cơ quan, đơn vị khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy.

2.5. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí đủ nguồn lực bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu tại các phòng, kho đã được Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh xác nhận, niêm phong cho đến khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý sau sắp xếp bộ máy.

2.6. Đôn đốc các cơ quan, đơn vị nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Sở Nội vụ.

2.7. Kịp thời hướng dẫn, giải đáp vướng mắc của các cơ quan, đơn vị về văn thư, lưu trữ trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

2.8. Làm đầu mối tổng hợp, tham mưu với Ủy ban nhân dân tỉnh báo cáo Bộ Nội vụ theo quy định.

3. Sở Khoa học và Công nghệ; cơ quan quản lý, vận hành Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành

3.1. Tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành kịp thời Danh mục mã định danh điện tử của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang sau sắp xếp tổ chức bộ máy thuộc phạm vi quản lý.

3.2. Xác định, khoanh vùng phạm vi tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành theo từng tài khoản của cơ quan, đơn vị, cá nhân; lập danh sách tài khoản của tổ chức, cá nhân còn công việc chưa hoàn thành để bàn giao cho đơn vị mới thành lập sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

3.3. Quản lý, vận hành Hệ thống thực hiện các giải pháp kĩ thuật để bảo đảm tính liên tục, tiếp nối hoạt động ban hành văn bản và giải quyết công việc của các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

3.4. Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy cần kịp thời thực hiện một số nhiệm vụ sau:

- Đóng tài khoản của cơ quan, đơn vị, cá nhân đối với cơ quan, đơn vị kết thúc hoạt động sau khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực.

- Cập nhật hệ thống mã định danh tài liệu, mã hồ sơ, kí hiệu văn bản của cơ quan, đơn vị mới, bảo đảm Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành hoạt động thông suốt.

- Mở tài khoản cho cơ quan, đơn vị, cá nhân mới, bảo đảm kết nối với tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu liên quan trước đó để bảo đảm không gián đoạn việc giải quyết công việc trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành.

- Trích xuất và đóng gói, niêm phong cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, đơn vị đã ngừng hoạt động bàn giao cho cơ quan, đơn vị mới thành lập (đối với cấp xã) hoặc bàn giao cho cơ quan, đơn vị được giao quản lý.

3.5. Có phương án sử dụng tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành để phục vụ nhu cầu cấp thiết của cơ quan, đơn vị, cá nhân trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

4. Công an tỉnh

4.1. Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thống kê, lưu giữ, quản lý, bàn giao, tiêu hủy tài liệu bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Việc giải mật tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thực hiện theo quy định tại Điều 22 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.

4.2. Hướng dẫn quản lý, giao, nộp con dấu của các cơ quan, đơn vị thuộc diện sắp xếp tổ chức bộ máy khi kết thúc hoạt động.

4.3. Bố trí lực lượng, phối hợp với người đứng đầu các cơ quan, đơn vị thực hiện các biện pháp đảm bảo an toàn, phòng chống cháy nổ các phòng, kho tập kết bảo quản tạm thời tài liệu, cơ sở dữ liệu.

5. Tỉnh Đoàn Tuyên Quang: Bố trí lực lượng thanh niên xung kích phối hợp hỗ trợ cơ quan, đơn vị, chính quyền địa phương thực hiện thống kê, đóng gói, vận chuyển bảo vệ an toàn bàn giao tài liệu cho cơ quan, đơn vị mới thành lập hoặc cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý.

6. Sở Tài chính: Phối hợp với các cơ quan, đơn vị tham mưu cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí để tổ chức triển khai xử lý nghiệp vụ, quản lý tập kết, bàn giao, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và cơ sở dữ liệu của các cơ quan, đơn vị khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy.

(Có Văn bản số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ kèm theo)

Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu người đứng đầu cơ quan, đơn vị; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã thực hiện nghiêm túc, kịp thời, hiệu quả Chỉ thị này./.